Digitalización de documentos: ¿en qué consiste el proceso?

La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. Pero, ¿qué hay que considerar antes de digitalizar documentos? ¿Y después? ¿Qué ventajas reales aporta este proceso?

¿Es relevante digitalizar documentos?

Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero. Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año. En la Guía de Gestión Documental 2018 podrá ver cuáles son los requisitos generales, y los específicos centrados en la digitalización de documentos, para la adecuada selección del proveedor.

Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la información de su empresa. Así se reducirían los tiempos de espera entre la solicitud de la documentación archivada hasta su posterior consulta.

Los requisitos de escaneo de cada empresa son diferentes, es por eso que no ofrecemos un enfoque único para todos. Adaptamos nuestro servicio a sus necesidades.

Recogeremos personalmente sus documentos desde cualquier lugar en la Ciudad de México.

Una vez recopilados, verificamos y preparamos rigurosamente sus documentos para escanear.

Sus archivos son escaneados e indexados, de acuerdo con sus especificaciones.

Los documentos / archivos se le devuelven en formato digital, ya sea en un disco duro externo (HDD) o cualquier otro medio.

Una vez recibida la confirmación, destruiremos de forma segura los documentos originales, si no desea que se los devuelvan.

El acceso a la información es una necesidad comercial fundamental en la actualidad, a veces no puede esperar a que le devuelvan un archivo o perder tiempo buscando archivos. Nuestro programa de transición digital asegura que sus registros serán escaneados y accesibles cuando los necesite. Sus archivos se indexarán y escanearán utilizando la última tecnología, lo que garantizará que todos sus documentos se puedan buscar y escanear con la máxima calidad, en color o en blanco y negro.
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